지메일 메일함 정리와 편리한 단축키 사용 총정리로 업무효율 상승
요즘은 G메일(지메일)계정이 없는 사람을 찾기가 더 힘들 정도로 많은 사람들이 사용하는 이메일 서비스입니다. 서비스를 간단명료하고 깔끔하게 제공하려다 보니 인터페이스나 메일함 정리 등을 사용자가 직접 정리해야 사용하기가 편해지는데요, G메일 단축키 설정 및 메일함 라벨정리하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
간단한 기능이지만 업무 효율을 높이는데는 엄청난 기여를 할 수 있는 부분입니다. 하루에도 몇 번씩 이메일을 확인하고 답장을 써야 하는데, 매번 마우스와 키보드 사이에서 손을 이동하면서 쓰기보다 키보드에서 단축키를 한 번 눌러서 모두 해결할 수 있기 때문이죠.
단축키설정하기
단축키를 사용하려면 우선 지메일 설정에 들어가서 단축키 사용을 허락해줘야 합니다.
- 오른쪽 톱니바퀴 모양의 설정을 클릭한 후 '모든 설정 보기' 클릭
- 고급 탭에 들어가서 아래쪽의 단축키 '키보드 단축키 사용'으로 설정 후 변경사항 저장하기
만약 고급 탭에서 사용으로 설정했는데도 단축키 적용이 되지 않는다면, '모든 설정 보기'를 다시 눌러서 '기본 설정' 탭에서 사용하기로 되어있는지 확인해보시면 됩니다. '고급' 탭의 맞춤 설정 단축키 사용을 클릭해서 사용하고 싶은 단축키로 변경할 수 도 있다는 점 기억해주세요. 메일을 작성하거나 확인할 때 본인이 편리하게 사용할 수 있는 단축키로 변경이 가능합니다. 관련 내용은 구글에서 제공하는 가이드에서도 확인할 수 있습니다.
편리한 단축키 목록
메일 타래에 여러 개 메일이 있을 경우 유용하게 쓰이는 단축키입니다. 마우스 휠을 계속해서 돌리지 않아도 되죠.
- d: 새로운 창에서 메일 작성하기
- c: 우측 하단에 새로운 메일 작성 창 생성
- control+enter: 메일 보내기
- /: 메일 검색창으로 이동
- l: (소문자 L) 열린 메일 타래 라벨 적용 메뉴 열기
- y: 라벨 제거
- shift+3 (#): 선택한 메일 삭제
- p: 열린 메일 타래의 이전 메일 보기
- n: 열린 메일 타래의 다음 메일 보기
- r: 메일 타래 하단에 답장하기 창 생성
- a: 전체 답장하기 창 생성
- shift+a: 오른쪽 하단에 새로운 답장하기 창 생성
- shift+r: 오른쪽 하단에 새로운 답장하기 창 생성
- f: 보고 있는 메일 타래의 메일 전달하기 창 생성
- g+i: 받은 편지함 화면으로 이동
- control+shift+c: 참조 추가
- control+shift+b: 숨은 참조 추가
사용하고 계신 다른 프로그램에서 사용하는 단축키와 겹칠 수 있으니 사용하기 편한 단축키로 변경하여 사용하시는 것도 추천드립니다. 예를 들어 알 캡처에서는 control+shift+c 가 신규 캡처를 하도록 하는 단축키여서 겹치게 됩니다.
메일 구분을 위한 라벨 설정
지메일에서는 메일들을 분류하는 라벨을 설정할 수 있습니다. 설정한 라벨이 적용된 메일들을 따로 모아볼 수 있는 기능이라서, 주제별로 이메일을 모아서 관리할 수 있습니다. 라벨을 적용하는 것이 상당히 자유로워서, 여러 가지 주제를 나눠 중복 적용할 수 도 있습니다.
- 오른쪽 상단의 톱니바퀴 모양의 설정을 클릭한 후 '모든 설정 보기' 클릭
- 기본 설정 옆의 '라벨' 탭 클릭
- 하단의 '새 라벨 만들기' 클릭
이렇게 간단하게 새 라벨 이름 입력 칸과 상위 라벨 선택 드롭박스를 확인할 수 있습니다. 우선 만들고 싶은 주제로 라벨 이름을 정하면 됩니다. 만약 하나의 큰 주제 안에 여러 가지 소주제가 있다면, 큰 주제를 상위 라벨로 선택하고 그 아래에 소주제들을 배치할 수 있습니다.
또 하나의 편리한 라벨 기능 중에는 라벨 별 색상 적용이 가능하다는 부분입니다. 왼쪽에 라벨이 적용된 메일들을 모아서 볼 수 있는 기능이 있기는 하지만, 받은 메일함에서 한눈에 각 이메일들이 어떤 주제인지 확인할 수 있게 됩니다. 예시 사진을 보시면 이해를 돕기 편할 것입니다.
기본적으로 제공되는 색상 외에도 '맞춤 색상 추가'에서 원하는 색의 라벨을 제작할 수 있습니다. 중요한 거래처의 메일들은 눈에 띄는 색상으로 라벨을 붙여두면 한눈에 파악하기가 쉽습니다. 라벨을 제거하더라도 라벨이 부착된 메일은 삭제되지 않기 때문에, 언제든 분류하기 편한 대로 수정할 수 있습니다. 단축키와 라벨 적용을 함께 사용하면 메일을 확인하면서 분류하고, 이후에 모아서 보기 상당히 편리합니다.
특정 이메일 주소에 자동 라벨 적용하기
라벨을 설정하는 방법을 아셨으니, 이제 자주 소통하는 계정들을 자동으로 라벨 적용하는 필터 방법을 알아보겠습니다. 상단의 메일 검색 창을 보면 가로로 줄이 세 개 그어져 있는 필터 버튼이 있습니다. 필터 버튼을 누르면 보낸 사람, 받는사람, 포함하는 단어 등 항목들이 있는데요, 키워드 또는 보낸사람, 받는 사람을 기준으로 필터를 작성하면 됩니다.
개인적으로 저는 보낸 사람들을 기준 필터, 특정 키워드들에 대한 필터 이렇게 두 종류의 필터를 사용하고 있습니다. 수십 통의 메일이 있더라도 각 업체마다 소통하는 라인은 정해져 있기 때문에, 보낸 사람을 필터로 걸어서 업체 관리를 하는 편입니다.
조건을 선택해서 필터 만들기를 누르면, 오른쪽의 이미지처럼 일치하는 경우 어떤 행동을 취할 것인지 선택할 수 있습니다. '다음 라벨 적용' 드롭박스를 클릭해서 미리 지정해둔 라벨들을 적용하도록 설정하면, 메일이 도착할 때 자동으로 지정해 둔 주제의 라벨로 분류가 됩니다.
이렇게 하면 읽지 않은 메일들이 여러 개가 있더라도 어디에서 메일이 왔는지, 어떤 주제의 메일인지 빠르게 파악할 수 있어서 우선순위나 중요도에 맞게 답장을 차근차근할 수 있게 됩니다. 여기까지 지메일 단축키와 라벨 분류를 통한 업무효율, 생산성 향상에 대한 내용을 정리해 보았습니다. 이 블로그는 중간중간 노출되는 자동 광고에 의한 수익으로 운영이 되고 있습니다. 자동 광고이다 보니 내용과 맞지 않거나 간혹 불편하게 보이시는 광고가 노출된 경우 너그러운 마음으로 봐주시면 감사하겠습니다.
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